Вежливость, точность и другие правила деловой переписки на английском

В англоязычной культуре традиция написания писем складывалась столетиями. На первый взгляд новичка все эти правила и приемы представляют собой темный лес, в котором легко заблудиться. Но при более внимательном рассмотрении он превращается в четкий и упорядоченный английский парк. Остается лишь выбрать нужную тропинку и никуда с нее не сворачивать.

“To send a letter is a good way to go somewhere without moving anything but your heart.”
— Phyllis Theroux 

Formal vs. Informal

Деловые письма можно разделить на две группы: «formal» и «informal». Образно разницу между ними можно описать так: представьте себя в строгом офисном костюме — это «formal letter», а если вы снимете галстук и расстегнете верхнюю пуговицу рубашки — это «informal letter». Давайте рассмотрим основные отличия подробнее.

Читайте также: ТОП 4 учебника для делового английского

• В неофициальных письмах можно использовать более простую лексику и грамматику.
• Можно использовать сокращения и разговорные выражения, чтобы смягчить тон.
• Письмо в любом случае остается лаконичным, без лишних подробностей.
• Допускается обращение по имени: «Dear Jane».
• В качестве заключительной фразы лучше использовать «Regards», «Cheers», «Best wishes», чем «Sincerely yours».
• Не возбраняется выражение вашего собственного мнения: «I agree with your idea».
• Юмор в небольших дозах считается вполне уместным.

Читай также

Акценты в фильме Человек Паук (видео)

Letter of invitation

Неофициальное приглашение требует небольшой подготовки, которая облегчит написание самого письма. Вам нужно продумать всю необходимую информацию, которую должен получить адресат: время и место проведения мероприятия, его содержание, дресс-код (если он есть), дату, до которой нужно подтвердить свое участие, и т.д. Возможно, вы захотите составить универсальный текст для всех приглашенных, но постарайтесь написать его так, чтобы каждый чувствовал, что приглашение адресовано именно ему.

Dear Lorie,
We, at Aid for Humanity Foundation have always been open to serve the humanity when the situation calls for it.

With regard to the to the typhoon that struck Thailand, we made the initiative to organize an event for us to be able to raise some funds in order to help the typhoon victims in giving them food as well as clothing and shelter.

This event will be held at the Millenium Hall on October 13, 2014 from 19.00 till 21.00. It is going to be a talent show in which our local amateur theatre and several music bands will participate.

We are asking for your assistance in this event because you've always been a loyal supporter of our various projects.

All the best to you and your family.

Regards,
Lloyd Green

“Letter writing is the only device for combining solitude with good company.”
— Lord Byron 

Thank you letter

Такие, казалось бы, незначительные моменты, как вовремя сказанные слова благодарности, укрепляют деловые отношения и способствуют взаимопониманию. Одно из негласных правил написания писем по-английски заключается в том, что вам обязательно нужно поблагодарить адресата, если есть хотя малейший повод это сделать: «Thank you for your interest in our company. Thak you for the quick response. Thank you for your kind attention. Thanks for informing me». А некоторые ситуации (получение подарка, посещение мероприятия, помощь от коллеги) заслуживают отдельного письма.

Dear Elizabeth,
First let me thank you for the lovely pen set which you have given me. I must say, you have taken me by surprise. You always had the talent to choose useful and unique gifts. This time is not an exception. You found exactly what I needed very much! 

I am grateful to have such wonderful associates and am eager to work more often with you in future.

Thank you once again for your good wishes.

Thanking you,
Francis Graham

“What a lot we lost when we stopped writing letters. You can't reread a phone call.”
— Liz Carpenter

Читай также

На шаг ближе к совершенству: улучшаем грамматику английского, читая в оригинале

Apology letter

Все мы время от времени совершаем ошибки, и нужно уметь вовремя признавать их и извиняться. Если вы пишете письмо с извинениями, постарайтесь сделать его максимально вежливым и искренним.

Dear Lucas,
I am sorry for not scheduling you for the next week’s leave. I understand that this leave is very important to you as you have to attend your sister’s marriage. 

I am trying to find a solution to this and I've already spoken to the senior manager about it. He will definitely get your leave sanctioned.

I hope you understand that this wasn’t deliberately done. I will make every effort to see that such mistake doesn’t happen in future. I really apologize for the inconvenience and I understand it must have been very frustrating for you at the last minute.

Sorry once again for all the inconvenience.

Thank you for your patience and understanding.

Best wishes,
Jason Braverman

Итак, в написании неофициальных деловых писем важно соблюдать баланс между формальным и дружественным тоном, следить за тем, чтоб ваше письмо было достаточно информативным и вежливым, но не излишне сухим и кратким. Вы можете потренироваться в написании таких писем на занятиях английским по Skype, особенно если вы проходите курс Business English.

Большая и дружная семья EnglishDom